Leitfaden für Inhaber · Stand November 2026

Nachfolge vorbereiten: was Inhaber von Kälte-, Klima- und Lüftungsbetrieben wissen sollten

Eine gute Übergabe beginnt Jahre vor dem Verkauf. Dieser Leitfaden fasst zusammen, worauf es ankommt – unabhängig davon, an wen Sie am Ende übergeben.

1. Die Lage am Markt

Viele Mittelständler suchen in den nächsten Jahren eine Nachfolge – und viele finden keine. Nach dem Nachfolge-Monitoring der KfW planen bis Ende 2029 rund 569.000 Inhaber, ihr Unternehmen nicht fortzuführen, also stillzulegen; im Jahresdurchschnitt sind das etwa 114.000 Betriebe.^[1]

Für Betriebe der Kälte-, Klima- und Lüftungstechnik ist die Lage besonders: Ihr Wissen wird gebraucht. Die EU-F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573 schränkt seit März 2024 schrittweise klimaschädliche Kältemittel ein – Anlagen müssen umgerüstet, gewartet und ersetzt werden.^[2] Das Gebäudeenergiegesetz verlangt in größeren Nichtwohngebäuden Systeme zur Gebäudeautomation (§ 71a GEG).^[3] Gleichzeitig fehlen Fachkräfte.

Deshalb sind solche Betriebe gefragt: Finanzinvestoren und Konzerne kaufen Fachbetriebe zu Gruppen zusammen.^[4] Für Sie heißt das: Sie haben Auswahl – und sollten sie bewusst treffen.

2. Wann Sie beginnen sollten

Rechnen Sie mit drei bis fünf Jahren Vorlauf. Der Verkauf selbst dauert meist vier bis zwölf Monate; die Zeit davor brauchen Sie, damit der Betrieb ohne Sie funktioniert. Ein sinnvoller Fahrplan:

• 5 bis 3 Jahre vorher: zweite Führungsebene aufbauen, Wissen und Kundenkontakte verteilen, Zahlen sauber halten.
• 3 bis 1 Jahr vorher: mit Steuerberater die Form der Übergabe klären, Unterlagen sammeln, erste unverbindliche Gespräche führen.
• Im letzten Jahr: Käufer auswählen, Vertrag, Übergang mit Ihnen als Begleiter.

3. Was den Wert Ihres Betriebs bestimmt

Käufer bewerten in erster Linie das nachhaltige Ergebnis der letzten Jahre. Wie viel sie dafür zahlen, hängt davon ab, wie sicher dieses Ergebnis ohne Sie weiterläuft. Werttreiber sind vor allem:

• Wiederkehrende Umsätze: Wartungsverträge und Service sind mehr wert als einzelne Projekte.
• Eine Führung neben Ihnen: Meister, Projektleiter oder Prokuristen, die den Betrieb tragen.
• Breite Kundenbasis: kein einzelner Kunde mit mehr als einem Fünftel des Umsatzes.
• Qualifikationen und Zertifikate: Sachkunde nach F-Gase-Recht, Meisterbrief, Herstellerpartnerschaften.
• Saubere Zahlen: nachvollziehbare Abschlüsse, klare Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben.

Zur Einordnung: Nach der KfW-Befragung erwarten Übergeber im Median einen Kaufpreis von etwa dem 0,6-Fachen ihres Jahresumsatzes; die Spanne ist groß und hängt stark von Ergebnis und Branche ab.^[1]

4. Welche Unterlagen Sie brauchen

Für ein erstes Gespräch brauchen Sie keine. Wenn es konkreter wird – und erst nach einer Vertraulichkeitsvereinbarung –, sind diese üblich:

• Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre und eine aktuelle BWA
• Übersicht der Wartungsverträge und der größten Kunden (zunächst ohne Namen)
• Mitarbeiterübersicht mit Funktion und Qualifikation (ohne Namen)
• Fuhrpark, Werkzeuge, Mietverträge, laufende Verpflichtungen
• Zertifikate, Genehmigungen, Herstellerverträge

5. Steuern beim Verkauf – ein Überblick

Die steuerliche Gestaltung entscheidet oft mehr über das, was Ihnen bleibt, als der Preis selbst. Klären Sie sie früh mit Ihrem Steuerberater. Grundzüge:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften: Wer beim Verkauf mindestens 55 Jahre alt ist (oder dauernd berufsunfähig), kann einmal im Leben einen Freibetrag von bis zu 45.000 € nutzen; er schmilzt ab 136.000 € Veräußerungsgewinn ab (§ 16 Abs. 4 EStG). Zusätzlich ist einmalig ein ermäßigter Steuersatz von 56 % des durchschnittlichen Steuersatzes möglich, für Gewinne bis 5 Mio. € (§ 34 Abs. 3 EStG).^[5]
• GmbH-Anteile: Der Gewinn aus dem Verkauf von Anteilen im Privatvermögen ist zu 60 % steuerpflichtig (Teileinkünfteverfahren).
• Stufenmodell und Verkäuferdarlehen: Wenn Sie in Stufen verkaufen oder einen Teil des Preises als Darlehen stehen lassen, verteilen sich Zahlungen – und unter Umständen die Steuer – über mehrere Jahre.

Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung.

6. Vertraulich vorgehen

• Führen Sie erste Gespräche außerhalb des Betriebs, etwa bei Ihrem Steuerberater oder zu Hause.
• Lassen Sie den ersten Kontakt auf Wunsch über Ihren Steuerberater oder Ihre Bank laufen – Ihr Name muss zunächst nicht fallen.
• Geben Sie Zahlen erst nach einer Vertraulichkeitsvereinbarung heraus, und zunächst nur das Nötige.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter erst, wenn die Entscheidung steht – gemeinsam mit dem Käufer.

Quellen

1. KfW Research: Nachfolge-Monitoring Mittelstand, KfW Research Fokus Volkswirtschaft Nr. 526, Januar 2026. kfw.de
2. Umweltbundesamt: EU-Verordnung über fluorierte Treibhausgase (Verordnung (EU) 2024/573). umweltbundesamt.de
3. Deutsche Energie-Agentur (dena): Dossier zu § 71a GEG – Gebäudeautomation im Bestand. dena.de
4. Unternehmeredition: Meldungen zu Übernahmen in der Kälte- und Klimatechnik. unternehmeredition.de
5. Einkommensteuergesetz, § 16 Abs. 4 und § 34 Abs. 3 EStG. § 16 · § 34